Ik moet toegeven, de afgelopen weken waren niet gemakkelijk. Zelfs in de weken voor de lockdown begonnen we al de extra druk en de grote aandacht te voelen van het nieuws, de sociale media, de overheid… over hoe bedrijven zich moeten organiseren in en omgaan met de coronacrisis.
De belangrijke boodschap geven om thuis te blijven
Dus op donderdagavond 12 maart hebben we besloten om al onze collega’s en stagiairs te informeren om thuis te blijven. Op vrijdag 13 maart hadden we een hele dag gevuld met face-to-face vergaderingen, een managementoverleg en belangrijke projecten die afgehandeld moesten worden.
Maar de gezondheid van onze medewerkers is veel belangrijker. Al het andere had gewoon wat creativiteit nodig om de continuïteit van ons bedrijf te behouden. Dus hebben we een grondige briefing voorbereid die ging over waarom we deze beslissing namen en wat de gevolgen waren. We hebben de e-mails verzonden, een paar telefoontjes gepleegd en iedereen werd geïnformeerd dat ze van thuis uit moesten werken tot nader order. Ook al was het al tien uur ‘s avonds, we konden gewoon niet wachten en niets doen.
De afgelopen weken
Nu, drie weken later, zien we nog steeds heel veel continuïteit in ons bedrijf en daar zijn we heel blij mee. Zelfs onze stagiairs kunnen zonder al te veel problemen of belemmeringen hun stage voortzetten. Er zijn natuurlijk wat hobbels, opdrachten die we moesten intrekken of annuleren, projecten die uitgesteld moesten worden, maar we hebben een sterke buffer opgebouwd die ons bedrijf gezond houdt. Wekelijks geven we updates over het virus, de verspreiding, nuttige FAQ’s, maar ook aanvullende informatie die we onze medewerkers willen geven.
Ondertussen heeft iedereen met succes een thuiskantoor geïnstalleerd met de spullen die ze thuis hadden of op het werk hebben afgehaald. En we zien zelfs dat sommige projecten soepeler verlopen dan toen iedereen op kantoor werkte.
Shotjes geluk
In deze tijden is mentale veerkracht en welzijn nog belangrijker dan ooit tevoren. We proberen doorheen de dagen shotjes van geluk te geven. Zo verrasten we iedereen met een paascadeau dat in eerste instantie bij ons op kantoor zou worden afgeleverd, maar nu hebben laten bezorgen bij al onze medewerkers thuis.
We communiceren regelmatig met iedereen dat het goed blijft gaan, dat we als bedrijf kunnen blijven bestaan om onze medewerkers zekerheid en gemoedsrust te geven. Ook al hebben we nog geen technische werkloosheid moeten inzetten of iemand moeten ontslaan, we willen onze steun betuigen aan alle bedrijven die het moeilijk hebben. Het is niet gemakkelijk voor sommige bedrijven om het hoofd boven water te houden in deze onzekere tijden.
Een sterke en solide digitale omgeving
Het is zeker niet gemakkelijk om je bedrijfscultuur sterk te houden als iedereen van thuis uit werkt. Aangezien we als IT-bedrijf überhaupt al een sterke digitale omgeving met ondersteunende tools en platformen hebben, zien we dat we nog steeds een band kunnen opbouwen met onze collega’s en dat we een sterk communicatiesysteem hebben. Daarom willen we een aantal van onze tools en best practices delen:
- Doe een virtuele happy hour met behulp van Jitsi
- Organiseer dagelijkse stand-ups met je team
- Doe je managementvergaderingen via Google Hangouts
- Deel regelmatig je scherm
- Communiceer direct of via kanalen met behulp van Slack
- Gebruik Google Drive voor documenten te delen
- Stuur wekelijks een nieuwsbrief via Mailchimp
- Organiseer Confluence als je intranet
- Verstuur Check-in enquêtes met behulp van Google Formulieren
- Stel Quickbase in om je hele interne back-office te organiseren
- Gebruik Meisterplan voor resourceplanning
- Verwerk timesheets en maak facturen aan met behulp van Harvest
- Onderteken elektronisch documenten met Docusign
Een paar tips voor virtuele meetings
- Zorg ervoor dat je internetverbinding vlot werkt
- Zorg ervoor dat je een rustige werkplaats hebt
- Zorg ervoor dat je het platform dat je gaat gebruiken leert kennen. Hangouts, Zoom, Microsoft-teams… ze werken allemaal enigszins anders
- Zet gelijktijdig een chatkanaal op voor als er iets misgaat tijdens de virtuele vergadering
- Zet je camera op! Het is veel gemakkelijker om gezichtsuitdrukkingen te herkennen
- Zorg ervoor dat je een agenda hebt met onderwerpen die je wilt bespreken
- Laat iemand de voorzitter zijn
- Laat iemand de aantekeningen maken en een actielijst opstellen
- Laat iedereen ‘inchecken’ door te vragen hoe ze zich voelen en en of ze niets willen delen
- Hou het kort! Na een vergadering van 45 minuten daalt de aandacht drastisch
- Leer van je ervaringen. Zeg wat er goed ging, wat er minder goed ging en wat er beter kan de volgende keer
Bieden jullie dagopvang via het internet aan?
Toen we onze medewerkers vroegen om onze corona check-insurvey in te vullen, wisten we echt niet wat we konden verwachten. We lazen de resultaten en zijn zo trots op iedereen die probeert sterk te blijven. We weten dat het niet gemakkelijk is als je kinderen hebt en nee, we kunnen jammer genoeg geen dagopvang via het internet aanbieden. Toch waarderen we alles wat onze medewerkers dagelijks voor ons doen, zelfs al voelen ze zich niet goed en zijn ze een beetje bezorgd over de nabije toekomst.
Een paar tips voor als je je verveelt thuis
Ja, ook wij raken tegenwoordig soms verveeld. Het is belangrijk om een soort van planning en structuur te hebben doorheen de dag. Hieronder staan leuke activiteiten die je kunt doen om een pauze te nemen:
- Maak een wandeling
- Ruim uw kleerkast op
- Doe aan sport
- Kook gezond
- Lees een boek
- Maak een TikTok-video
- Experimenteer met je haar
- Bel een vriend
- Update uw CV
- Stuur uw grootouders een handgeschreven kaart
- Neem een bad
- Start een serie op Netflix
- Neem een powernap
- Schrijf je eigen blog
- Bak een taart of koekjes
- Doe een yogasessie
- Winkel online
- Speel een spel
- Geef uw huis een make-over
Voorbereiding op de terugkeer
Ook al lijkt het nog ver weg en weten we niet wat de komende weken zullen brengen, we bereiden ons nu al voor op de terugkeer naar het “normale” leven zoals we dat kennen. Het is niet alleen belangrijk om ons te concentreren op de huidige situatie en de frustraties die het soms met zich meebrengt. We moeten ook proberen om positief te blijven en om ons voor te bereiden op wat er nog komt. Niet alleen voor wanneer we terug aan het werk gaan, maar ook wanneer we onze kinderen terug op school afzetten, terug uitgaan met vrienden, terug onze hobby’s uitoefenen en deze moeilijke periode proberen te vergeten. Sommigen zeggen dat ons leven nooit meer hetzelfde zal zijn, maar dit valt af te wachten.
